Koppla Evernote och anteckningar till Zotero

Jag har i ett antal bloggposter gett tips om hur man kommer igång med referenshanteringssystemet Zotero (se här).  Här kommer ytterligare ett litet tips. I Zotero kan man lägga till en anteckning till en viss post. Det gör man genom att markera den posten, högerklicka och välja Lägg till anteckning. Då får man upp en liten ruta där man kan skriva anteckningar kring den aktuella referensen. Dessa anteckningar blir därmed sökbara i Zotero, vilket kan underlätta om man letar efter en källa som man har gett någon specifik kommentar till.

Om man bara vill sätta en viss etikett på en referens markerar man bara posten, väljer fliken etiketter i Zoteros högerspalt och där lägger till en etikett. Det går sedan att söka efter specifika etiketter, vilket kan vara ett smart sätt att leta efter en viss typ av artiklar.

Ifall man, som jag, skriver anteckningar i Evernote när jag läser böcker och artiklar kan det vara en poäng att även koppla dem till Zotero. Då får man först hämta en länk till den anteckningen i Evernote. Det gör man genom att öppna anteckningen, välja Anteckning i menysystemet och där Kopiera länk till anteckning. Evernote har ändrat så att dessa länkar numera går till en webbsida med anteckningen. Det har sina fördelar, men nackdelen är att länken inte fungerar om man inte är uppkopplad mot internet. Om man håller inne CTRL samtidigt som man klickar i menysystemet får man istället en länk till Evernote-programmet lokalt på datorn, vilket i alla fall jag tycker är att föredra.

För att koppla den länken går man till den aktuella posten i Zotero, högerklickar och väljer Lägg till bilaga/Bifoga länk till URI.

Skärmklipp 2016-07-05 14.35.19

Sedan klistrar man bara in länken till anteckningen i Evernote. Det går även att lägga till en beskrivande text. Det läggs därefter till en ny rubrik under den aktuella posten i Zotero och klickar man på den kommer man till anteckningarna i Evernote – mycket smidigt.

Zotero i kombination med läsplatta

Jag har i ett par tidigare bloggposter gett tips på hur man kommer igång med referenshanteringssystemet Zotero och hur man kan kombinera det med lagring i Dropbox (eller motsvarande molntjänst). I det här inlägget tänkte jag beskriva hur man kan använda en läsplatta i kombination med Zotero för att markera intressanta passager i en pdf-fil.

Nyckeln är ett tillägg till Zotero som heter Zotfile . Om man har installerat det (se tidigare inlägg) kan man klicka på kugghjulet i Zotero och välja Zotfile Preferences.  Skärmklipp 2016-07-05 14.17.35

Under fliken Tablet Settings väljer man sedan hur programmet ska synkronisera med en läsplatta. Där anger man en mapp dit Zotero ska skicka en pdf så att den kan nås via läsplattan. Själv använder jag en särskild mapp i Dropbox, men det funkar bra med andra molntjänster. Man kan även göra en del andra inställningar under den fliken. Jag har kryssat i att jag vill att Zotero skapar en separat pdf där jag har gjort markeringar då jag läst dokumentet på min läsplatta. Det innebär visserligen att man får flera varianter av pdf-filerna, men jag vill gärna ha kvar en ren version. Jag har även kryssat i att jag vill att Zotero ska automatiskt extrahera markeringar när jag hämtar tillbaka pdf:er till Zotero, se nedan.

Skärmklipp

När dessa inställningar är gjorda är det bara att gå in i Zotero, leta upp ett dokument av intresse, högerklicka och välja ”Manage Attachments” och i den menyn välja ”Sent to Tablet”. En kopia av pdf-filen flyttas då till den mapp som du har valt.

Skärmklipp 2016-07-04 16.34.45

Om mappen finns under Dropbox (eller motsvarande molntjänst) kan du nu öppna filen i din läsplatta. När du läser dokumentet i läsplattan kan du markera intressanta passager med överstrykningspennan (high light text). Säg till exempel att jag vill stryka under följande passage i Gordon S. Blacks artikel ”A Theory of Political Ambition: Career Choices and the Role of Structural Incentives”.

Skärmklipp

Efter att jag läst klart artikeln och sparat pdf:en med den understrykningen kan jag gå tillbaka till Zotero, leta upp dokumentet, högerklicka och välja ”Manage Attachments” och i den menyn välja ”Get from Tablet”. För den posten får jag nu två pdf:er – en utan och en med understrykningen (suffixet blir det jag valt i Zotfile) och jag får även ny underrubrik ”Extracted Annotation”.

Skärmklipp2

Klickar jag på den får jag upp följande ruta där jag får upp den passage jag markerade, med referens till källa, inklusive sidnummer. Referensen är dessutom en hyperlänk som jag kan klicka på för att komma till exakt det avsnittet i dokumentet, vilket kan vara praktiskt om jag till exempel vill läsa den följande meningen. Jag får även information om när jag markerade detta avsnitt. Det här citatet kan sedan lägga in i ett textdokument som jag arbetar med.

Skärmklipp3

Det går att markera text och extrahera  på liknande sätt utan att gå via en läsplatta. Om du i en pdf markerar textavsnitt och sedan sparar filen kan du senare i Zotero leta upp den pdf:en, högerklicka och välja ”Manage Attachments” och i den menyn välja ”Extract Annotations” för att extrahera de avsnitt som du har markerat. Smidigt, inte sant?

Kombinera Zotero med Dropbox

Jag har i ett tidigare blogginlägg beskrivit hur mitt val av referenshanteringssystem landade i Zotero och i ett annat gett tips om hur man kommer igång med Zotero. Som jag nämnde i det senare inlägget kan man i Zotero, under Inställningar och fliken Avancerat\Filer och kataloger, ställa in att Zotero ska ha relativa länkar. Det är att föredra om man vill ha Zotero installerat på olika datorer. På den fliken kan man välja en Baskatolog under vilken man har samma mappstruktur på alla datorer, t.ex. den mapp där du har dina Zotero-filer på datorn. Var Zotero ska lagra sina filer anges under Lagringsplats. Där hamnar databasfilen med dina referenser, men även alla pdf:er du importerar i Zotero och en del annat.

Det är gratis att lagra filer som synkroniseras i Zotero, men bara upp till 300 MB. Sedan kan man köpa ytterligare lagringsutrymme, till ett rimligt pris. Men om man redan betalar för Dropbox (eller någon annan tjänst för lagring av data i molnet) kan ett alternativ vara att lägga filerna där istället. Den första tanken är kanske att göra det genom att under den ovan nämnda fliken ställa in att mappen med Zotero-filer ska ligga under Dropbox-mappen.  På Zoteros webbsida och många andra håll framhålls att det inte är att rekommendera. Detta eftersom det då finns risk att Zoteros och Dropbox olika  synkroniseringar hamnar i konflikt med varandra och din databasfil med alla referenser förstörs. Jag testade detta själv ett tag och råkade inte ut för detta, men däremot fick jag en del problem med Dropbox synkronisering (och ett antal ”conflicted copies” av databasfilen), så rekommendationen är förmodligen klok.

Vad finns det då för andra lösningar? På några ställen föreslås att man slår av Dropbox:s synkronisering av just databasfilen. Den ligger direkt under din Zotero-mapp och heter zotero.sqlite. Jag har dock bara lyckats stänga av synkronisering av specifika mappar i Dropbox, och då mappen med alla pdf:er ligger i en undermapp till där databasfilen funkar inte det (för vi vill ju att pdf:erna ska synkroniseras).

Ett alternativ som däremot funkar är att använda så kallade symboliska länkar. Du slår av Zotero, letar upp din Zotero-mapp (den ligger där du valt i den ovan nämnda fliken där lagring anges i Zotero – OBS! Den ska alltså inte ligga under din Dropbox-mapp), klipper ut undermappen ‘storage’ och klistrar in den någonstans under din Dropbox-mapp, t.ex. i en ny mapp som du döper till Zotero (kom dock ihåg var!). Sedan ska vi skapa en symbolisk länk så att Zotero tror att mappen finns kvar. I Windows gör vi det genom att starta kommandoprompten i administratörsläge (skriv cmd.exe i start-menyn, högerklicka och välj ”Kör som administratör”). I kommandoprompten skriver du  mlink sökväg-till-där-mappen-låg sökväg-till-där-du-lagt-mappen-i-dropbox  /d och trycker enter. Till exempel kan det se ut så här

Skärmklipp

För att kolla att allt blev korrekt, kan du sedan gå till mappen där den mapp som du flyttade låg. Det ska där nu finnas en länk och om du klickar på den ska du hamna i mappen där den nu ligger, dvs. under Dropbox-mappen.

Ett annat alternativ för att kombinera Zotero med Dropbox, som även har andra fördelar, är att använda Zotfile. Det är ett tillägg till Zotero och laddas ned här. Om du använder Zotero i Firefox är det bara att installera det som ett tillägg. Ifall du använder någon annan webbläsare och därför Zotero som fristående program laddar du ned .xpi-filen. Sedan är det bara att i Zoteros menysystem välja Verktyg/Tillägg, klicka på det lilla kugghjulet och välja ”Install Add-on From File”.

För ändra inställningar i Zotfile är det bara klicka sig fram samma väg, det vill säga via Verktyg/Tillägg och sedan klicka på Options för tillägget Zotfile, som nu ska finnas där.  Under General Settings kan man välja var Zotero ska lagra alla pdf:er.  Dessutom kan man välja hur Zotero ska döpa mapparna. I vanliga fall använder Zotero en namnsättning som är helt obegriplig (som t.ex. Itunes gör, om någon fortfarande använder det).  Jag har valt ”/%F/%y”, vilket innebär att pdf:erna läggs i mappar efter författarnamn och år, se bilden nedan.

Skärmklipp

Under fliken ”Renaming Rules” kan man välja hur Zotero ska döpa pdf-filerna. Jag har valt ”{%a_}{%y_}{%t}”, vilket innebär författare_år_titel. Och jag har valt maximalt två författare och ”et al.” om antalet författare är mer än två. Detta kan man så klart ställa in på olika sätt beroende på tycke och smak.  Zotfile gör det även lättare att läsa pdf:er i en läsplatta och där markera citat, men det får jag återkomma till i ett annat inlägg.

Efter att man har använt några av dessa sätt att lagra pdf:er i Dropbox kan man gå in i Zotero under Verktyg/Inställningar/Synkronisera och under fliken Inställningar bocka ur rutan för att synkronisera bifogade filer med Zotero.